TANAH BUMBU, kontak24 – Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu resmi meluncurkan Sistem Pencarian Arsip Online (SIMPAN), sebuah terobosan yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan dan pencarian arsip secara digital. Inovasi ini bertujuan untuk mengatasi tantangan dalam pengelolaan arsip manual yang selama ini kerap menimbulkan kendala dalam pencarian dan penyimpanan data.
SIMPAN merupakan bagian dari rancangan aksi perubahan yang diinisiasi oleh Dwi Teguh Efendi, S.IP, M.AP, sebagai salah satu syarat dalam mengikuti Pelatihan Kepemimpinan Administrasi Angkatan IV tahun 2024 di Bandung. Inovasi ini diharapkan dapat meningkatkan efektivitas pengelolaan arsip, terutama di Sekretariat Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu.
“Setiap tahun, Dinas Pendidikan menghasilkan lebih dari 20 ribu nomor surat. Hal ini membuat penyimpanan arsip secara manual tidak lagi efektif, sehingga kami beralih ke sistem digital,” ujar Dwi Teguh, Kamis (10/10/2024) di Batulicin.
Menurut Dwi, dengan penerapan SIMPAN, seluruh arsip yang dihasilkan oleh Dinas Pendidikan akan tersimpan secara aman dan mudah diakses kapan saja. Sistem ini mulai diterapkan pada arsip yang dihasilkan sejak tahun 2024, namun jika kapasitas memungkinkan, arsip-arsip tahun sebelumnya juga akan dimasukkan ke dalam sistem.
“Pengelolaan arsip manual selama ini kerap menyebabkan penumpukan dokumen yang menyulitkan proses pencarian. Selain itu, ada risiko hilangnya arsip dan memakan waktu lama untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan,” tambahnya.
Selain mengatasi masalah penumpukan dan kehilangan arsip, Dwi juga menyoroti kemudahan akses yang ditawarkan oleh sistem online ini. “Jika pegawai yang bertanggung jawab sedang tidak berada di tempat, arsip tetap bisa dicari tanpa hambatan,” jelasnya.
Ia menambahkan, banyak arsip manual yang belum tersusun dengan baik, padahal menurut standar manajemen ASN, setiap arsip harus diklasifikasikan dan disusun rapi sesuai urutan waktu. Dengan SIMPAN, diharapkan proses pengarsipan menjadi lebih sistematis dan efisien.
“Harapan kami, melalui inovasi SIMPAN, pengelolaan arsip di Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Bumbu akan semakin optimal, sehingga dapat meningkatkan efisiensi kerja serta memudahkan akses terhadap berkas yang diperlukan,” tutup Dwi.
Inovasi ini menjadi langkah signifikan dalam upaya modernisasi tata kelola arsip di lingkungan pemerintahan daerah, sekaligus memperkuat sistem manajemen data yang lebih cepat dan akurat.
